Asiakirjajulkisuuskuvaus 

​Selvitys asiakirjajulkisuuden toteutumisesta (Tiedonhallintalaki § 28)

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista sekä asiarekistereistä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.  

Oripään kunta muodostaa laissa mainitun tiedonhallintayksikön.  

Yhteystiedot: 

Puhelin 044 7625 300 

Sähköposti kirjaamo@oripaa.fi  

 

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus Oripään kunnan asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa kunta käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta. 

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen 

Oripään kunnan asiakirjoja koskevat tietopyynnöt lähetetään: 

Sähköposti: kirjaamo@oripaa.fi 

Kirjeenä: Oripään kunta, Koulutie 2, 32500 Oripää 

 

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö  

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyynnössä tulisi yksilöidä mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko helpottavat hakua huomattavasti. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse.    

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö  

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.  

LINKKI TIETOPYYNTÖLOMAKKEESEEN

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat  

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.  

Henkilötietoihin liittyvät tietopyynnöt pyydämme edelleen toimittamaan niille laadituilla lomakkeilla, jotka löytyvät osoitteesta:  

https://oripaa.fi/hallinto/rekisteriselosteet/ 

Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan, minkä lisäksi kiireellisessä tapauksessa asiakirjamaksu voidaan periä puolitoistakertaisena.  

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla  

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. 

Varhan tietosuojaselosteet ovat seuraavan linkin takana:
https://www.varha.fi/fi/tietoa-varhasta/asiakkaana-hyvinvointialueella/tietosuoja

Hallintotoimiston hallinnoimat tietovarannot ja asiarekisterit 

Rekisterien käyttötarkoitus on asiakirjojen rekisteröiminen, väestötietojen ylläpito, talous- ja henkilöstöhallinnon hoitaminen sekä tietohallinnon järjestäminen.  

Asianhallintarekisteri (Kattaa kaikki toimialat) 

Käyttötarkoitus asioiden käsittelyn seurantaan, päätöshakemistona (esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset), asiakirja- ja arkistohakemistona, sopimustenhallintaan ja tietopalveluun. 

Tietoaineistot 

  1. Asianhallinta (diaari) Luettelo vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyn ja määräaikojen seuranta, päätösrekisteri, asia-, asiakirja- ja arkistohakemisto.  
  2. Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/ skannatut asiakirjat ja muut asiakirjat esim. muistiot.  
  3. Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat sekä pöytäkirjanotteet.  
  4. Viranhaltijapäätökset  
  5. Sopimukset, joissa kunta toisena sopijapuolena.  

Tietojärjestelmät 

Triplan asianhallintajärjestelmä 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, diaarinumeroa.  

Esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset ovat myös saatavilla Kunnan kotisivuilta osoitteesta: 

https://oripaa.fi/hallinto/paatoksenteko/  

Henkilöstöhallinnon tietovaranto 

Rekrytointi ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely 

Tietoaineistot 

  1. Henkilötiedot  
  2. Työ/virkasuhteeseen liittyvät tiedot  
  3. Työhistoria 
  4. Työvuorosuunnittelu 

Tietojärjestelmät 

  1. Visma Personec F 2 henkilöstöhallintajärjestelmä 
  2. Heeros Matkalaskujen hallinta järjestelmä 
  3. Titania Työvuorosuunnittelu 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta.  

Luottamushenkilörekisteri  

Palvelussuhteen aikainen asiankäsittely 

Tietoaineistot 

  1. Henkilötiedot  
  2. Virkasuhteeseen liittyvät tiedot  
  3. Sidonnaisuustiedot 

Tietojärjestelmät 

  1. Visma Personec F 2 henkilöstöhallintajärjestelmä  
  2. Sidonnaisuusrekisteri 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta.  

Taloushallinnon tietovaranto 

Taloushallintoon liittyvä asiankäsittely 

Tietoaineistot 

  1. Ostolaskut 
  2. Myyntilaskut 
  3. Palkkaukseen, palkkioihin ja korvauksiin liittyvät tiedot 
  4. Taloussuunnittelu 
  5. Tilastot ja raportit 

Tietojärjestelmät 

  1. Pro Economica premium, Yleislaskutus-kirjanpito-reskontra  
  2. Heeros Circula, Ostolaskujen sähköinen kierrätys ja arkisto 
  3. Visma Personec F 2 henkilöstöhallintajärjestelmä 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön/yrityksen nimeä, laskunumeroa.  

Tietohallinnon tietovaranto 

Käyttötarkoituksena tiedonhallinnan suunnittelu, ohjaus ja valvonta sekä sähköisten yhteystietojen ja käyttöoikeuksien hallinta niin henkilökunnan kuin kuntalaisten osalta. 

Tietoaineistot 

  1. Henkilökunnan henkilö ja yhteystiedot 
  2. Kuntalaisten henkilö ja yhteystiedot 
  3. Oppilaiden henkilö ja yhteystiedot 
  4. Kunnan käytössä olevien järjestelmien lokitiedot 
  5. Rekisteriselosteet ja selosteet käsittelytoimista 

Tietojärjestelmät 

  1. Office 365, Sähköposti ja kalenterijärjestelmä  
  2. Active Directory, Windows verkon käyttäjätunnukset 
  3. Facta väestötietojärjestelmä 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, järjestelmän nimeä.  

 

Teknisen toimen hallinnoimat tietovarannot ja asiarekisterit  

Rekisterien käyttötarkoitus on lupapalveluiden, ympäristönsuojelun ja ruokahuoltopalveluiden järjestäminen, sekä yleisen turvallisuuden ylläpitäminen. Kunnan kiinteistöjen ja muiden yleisten alueiden rakennuttaminen, peruskorjaus ja huolto.  

Esityslistat, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja sopimukset 

Katso Hallintotoimisto, Asianhallintarekisteri. 

Rakennusvalvonta ja maankäyttö  

Käyttötarkoitus lupamenettely, Rakennusaikainen valvonta, erikoissuunnitelmat (rakenne- ja LVI- ym.) ja työmaatarkastukset 

Tietoaineistot 

  1. Maankäyttöön ja kaavoitukseen liittyvät tiedot 
  2. Rakennuslupatiedot 
  3. Kiinteistötiedot 
  4. Laskutustiedot 

Tietojärjestelmät 

  1. Facta -rakennusvalvonta 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, kiinteistötunnus, rakennuslupa numero, kaavatunnus 

Vesi- ja jätevesihuollon tietovaranto 

Asiakastietojen ylläpito, liittymissopimusten hallinta, vesi- ja jätevesilaskutuksen hoitaminen, kulutustietojen seuraaminen, vesimittaritiedot.  

Tietoaineistot 

  1. Asiakastiedot 
  2. Liittymäsopimukset 
  3. Kulutustiedot 
  4. Tilastot ja raportit 
  5. Laskutus 

Tietojärjestelmät 

  1. Vesikanta Plus 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi asiakkaan nimeä, kulutuspisteen osoite, kulutuspisteen numero, vesimittarin numero, laskunumero.  

Kiinteistöhuollon tietovaranto 

Käyttötarkoituksena kunnan omistamien kiinteistöjen rakennusteknilliset korjaukset huollot ja kunnossapito. Kunnan omistamien kiinteistöjen rakennusteknilliset korjaukset tehdään pääosin omana työnä, laitekorjaukset ja erikoisammattityöt teetetään urakointiliikkeillä. 

Tietoaineistot 

  1. Korjaus- ja kunnossapito suunnitelmat 
  2. Urakointiliikkeet 
  3. Kiinteistöluettelot 

Tietojärjestelmät 

  1. Office dokumentti

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi kiinteistötunnus, tieosoite. 

Yksityisteiden avustushakemusten asiarekisteri 

Rekisteriä käytetään yksityisteiden kunnossapitoavustusten hakemusten käsittelyyn ja avustusten maksamiseen.  

Tietoaineistot 

  1. Tiekunnan yhteystiedot ja hakemuslomakkeen tiedot ja liitteet 
  2. Päätökset 

Tietojärjestelmät 

  1. Office dokumentti 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi tiekunnan nimeä, yhteyshenkilön nimeä, päätöspäivämäärää tai päätöspykälänumeroa.  

Ympäristönsuojelu tietovaranto:  

Ympäristöasioihin liittyvä asiankäsittely sisältäen:  

  • Jätevedet ja vesiensuojelu 
  • Kemikaalien käsittely ja varastointi 
  • Jätteiden käsittely 
  • Ilmansuojelu 
  • Meluntorjunta

Tietoaineistot 

Ympäristöluvat, ilmoitukset ja rekisteröinti 

Tietojärjestelmät 

Office dokumentti 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi ympäristöluvan tunnusta.  

 

Sivistystoimen hallinnoimat tietovarannot ja asiarekisterit 

Rekisterien käyttötarkoitus on varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen järjestäminen, sekä oppilas- ja opiskelijahuollon toteuttaminen. Vapaa-aika- ja kulttuuritoimen palvelujen järjestämisestä kuntalaisille. 

Esityslistat, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset ja sopimukset 

Katso Hallintotoimisto, Asianhallintarekisteri. 

Perusopetuksen tietovaranto 

Rekistereillä hallinnoidaan opiskelijoiden henkilö- ja opiskelutietoja, koulunkäynnin historiatietoja, opettajien ja henkilökunnan tietoja sekä opetustarjontaa. Tietojen avulla suunnitellaan opetusta, kirjataan valintoja, päätöksiä, koulumatkatietoja, arvioidaan suorituksia ja tulostetaan todistuksia. 

Tietoaineistot 

  1. Opiskelijoiden, huoltajien, opettajien ja henkilökunnan yhteystiedot  
  2. Opiskeluun liittyvä tieto kuten valinnat, arvosanat, todistukset ja päätökset 
  3. Opetukseen osallistumiseen liittyvä historia  
  4. Pedagogisen tuen järjestämiseen liittyvät tiedot ja opiskeluhuollon kirjaukset 
  5. Muu opetukseen liittyvä tieto kuten koulukuljetukset, aamu- ja iltapäivätoimintaan liittyvät tiedot 
  6. Tilastot ja raportit

Tietojärjestelmät 

  1. Oppilaskortisto 
  2. Koski-tietovaranto 
  3. Primus/Wilma

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta.  

Varhaiskasvatuksen tietovaranto 

Tietoaineistoilla hoidetaan erinäisiä varhaiskasvatukseen liittyviä rutiineja kuten varhaiskasvatuspaikkojen ylläpito, varhaiskasvatussopimusten tekeminen, perhepäivähoitajien ja varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietojen ylläpito. 

Tietoaineistot 

  1. Lasten, huoltajien ja henkilökunnan yhteystiedot  
  2. Hakemukset 
  3. Sijoitus ja maksupäätökset 
  4. Hoitotapahtumien kirjaaminen 
  5. Varhaiskasvatussuunnitelma 
  6. Yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajat 
  7. Tilastot ja raportit 

Tietojärjestelmät 

  1. Pro Consona (varhaiskasvatus) 
  2. Varda-tietovaranto 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta.  

Kirjastopalveluiden tietovaranto 

Tietojärjestelmän käyttötarkoitus, kirjastojen kokoelmatietojen ja asiakastietojen ylläpito sekä tilastointi. 

Tietoaineistot 

  1. Kirjaston asiakkaan tiedot 
  2. Lainauksenvalvonnan tapahtumatiedot 
  3. Selvittämättömät asiat: Huomautukset ja asiakkaan statukset 
  4. Lainaajaa koskevat tilastotiedot 
  5. Kirjaston kokoelmatiedot 

Tietojärjestelmät 

  1. Axiell Aurora 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, asiakas-ID, henkilötunnusta.  

Museopalveluiden rekisteri 

Käyttötarkoituksena museokokoelmien hallinta 

Tietoaineistot 

  1. Museokokoelma luettelo 
  2. Kotiseutuarkistot 

Tietojärjestelmät 

  1. Museojärjestelmä Musketti 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi esineen nimeä tai materiaalia 

Nuorisopalveluiden asiarekisterit  

Käyttötarkoituksena järjestää nuorille muun muassa retki- ja leiritoimintaa, etsivää nuorisotyötä, nuorten työpajatoimintaa, nuorisotiloja, avustuksia nuorisotoimintaa järjestäville yhdistyksille sekä mahdollisuuden tulla kuulluksi nuorten vaikuttajaryhmässä. 

Tietoaineistot 

  1. Nuorisokortin asiakasrekisteri 
  2. Etsivä nuorisotyö asiakasrekisteri 
  3. Nuorten työpajan asiakasrekisteri 
  4. Nuorisotoimen avustukset 
  5. Leirit, retket ja tapahtumat 

Tietojärjestelmät 

  1. PARent-järjestelmä / etsivä nuorisotyö 
  2. PARty-järjestelmä/ nuorten työpajatoiminta 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, yhdistyksen nimeä.

Liikuntapalveluiden asiarekisterit  

Käyttötarkoituksena järjestää kuntalaisille muun muassa liikunta- ja kuntosalipalveluita, liikuntaryhmiä, liikuntatapahtumia sekä seuratoiminnan tukeminen ja liikunta avustukset. 

Tietoaineistot 

  1. Liikuntatilojen sekä välineiden ylläpito ja vuokraus 
  2. Järjestöjen ja yhdistysten yhteystiedot    
  3. Liikuntahallin ja kuntosalin asiakasrekisterit 

Tietojärjestelmät 

  1. Liikuntahallin ja kuntosalin asiakasjärjestelmä 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea 

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön tai yhdistyksen nimeä.